Cómo hacer una factura CFDI 4.0 sin errores en el RFC

Con CFDI 4.0, un nombre, RFC o código postal que no coincida con la constancia invalida tu factura. Aprende cómo hacerla paso a paso y evitar errores.

Desde el 1 de abril de 2023 solo es válida la versión 4.0 del CFDI. Si capturas mal el nombre, el RFC, el código postal o el régimen fiscal de tu cliente, la factura puede ser rechazada al timbrarla o salir con datos incorrectos que luego tendrás que corregir. Esta guía explica cómo hacer una factura CFDI 4.0 con los datos que necesitas, el orden de captura y los errores que más se repiten.

Qué necesitas antes de empezar

Una factura se arma con datos tuyos y datos de tu cliente. Junta todo antes de abrir el sistema.

Tus datos como emisor

• RFC y régimen fiscal tal como aparecen en tu Constancia de Situación Fiscal.
• Código postal del lugar de expedición: el de tu domicilio fiscal o el del local desde donde facturas.
• Certificado de Sello Digital (CSD) vigente. Es distinto a tu e.firma y es el que "sella" cada factura. Si venció o no lo has generado, tramítalo en el portal del SAT.

Los datos de tu cliente (receptor)

• RFC.
• Nombre o razón social exactamente como en su constancia y, en el caso de empresas, sin el régimen societario (sin "S.A. de C.V.", por ejemplo).
• Código postal de su domicilio fiscal.
• Régimen fiscal del receptor.
• Uso del CFDI, que depende de para qué usará la factura (gastos en general, honorarios médicos, etc.).

Pide siempre la Constancia de Situación Fiscal actualizada. Es la forma más rápida de evitar rechazos.

Cómo hacer una factura CFDI 4.0 paso a paso

Los nombres de los campos cambian un poco según la herramienta, pero el orden lógico es el mismo. Puedes usar la herramienta gratuita del SAT o el sistema de un proveedor autorizado de certificación (PAC).

1. Entra a tu herramienta de facturación y carga tu CSD (archivos .cer y .key, más su contraseña) si es la primera vez.
2. Elige el tipo de comprobante. Para una venta o un servicio normal es "Ingreso". Hay también Egreso (notas de crédito), Traslado, Pago y Nómina.
3. Captura los datos del receptor tal como están en su constancia: RFC, nombre, código postal, régimen y uso del CFDI.
4. Define forma y método de pago. La forma de pago es cómo te pagan (transferencia, efectivo, tarjeta). El método es PUE si te pagan en una sola exhibición al momento, o PPD si el pago será en parcialidades o diferido.
5. Agrega los conceptos. Cada uno lleva clave de producto o servicio del catálogo del SAT, clave de unidad, descripción, cantidad y valor unitario.
6. Indica el objeto de impuesto. Es un campo nuevo en la versión 4.0. Señala si la operación es objeto de impuestos y si se desglosan o no. Si sí lo es, agrega el IVA (por ejemplo, tasa de 16 %) y las retenciones que apliquen.
7. Revisa el resumen. Compara subtotal, impuestos y total contra tu cotización o nota de venta.
8. Timbra. El PAC valida la información y le asigna un folio fiscal (UUID).
9. Descarga el XML y el PDF y envía ambos a tu cliente. El XML es el comprobante fiscal; el PDF es su representación impresa.

Video tutorial · Cómo hacer una factura en hola Fer

Ejemplo con números redondos

Una diseñadora con RFC de persona física cobra $10,000 por un proyecto a una empresa. Su cliente le pide factura y le comparte su constancia.

• Tipo de comprobante: Ingreso.
• Concepto: servicio de diseño gráfico, cantidad 1, valor unitario $10,000.
• Objeto de impuesto: sí objeto, con IVA trasladado.
• IVA a 16 %: $1,600.
• Si el cliente es persona moral, pueden aplicar retenciones de IVA e ISR según el tipo de servicio y el régimen de quien factura. Confírmalo con tu contador antes de timbrar.
• Método de pago: PUE, si el cliente paga por transferencia ese mismo día.

Casos que confunden

Venta al público en general

Si el cliente no pide factura, puedes emitir una factura global con los datos genéricos que marca el SAT: RFC de público en general y nombre "PUBLICO EN GENERAL". Revisa en la guía vigente la periodicidad y la información que debe llevar, porque cambia según tu régimen.

Cobros en parcialidades: complemento de pago

Si facturaste con método PPD, cada vez que recibas un pago debes emitir un CFDI de tipo Pago. El plazo es a más tardar el quinto día natural del mes siguiente a aquel en que recibiste el dinero. Si lo olvidas, tu cliente puede tener problemas para deducir o acreditar, y a ti te pueden señalar incumplimiento.

Cliente extranjero

Para facturar a un receptor en el extranjero se usa un RFC genérico para extranjeros y se captura su información tributaria. Verifica los campos que exige tu herramienta, porque cambian según la operación.

Cómo cancelar una factura CFDI 4.0

Desde la versión 4.0, al cancelar debes indicar un motivo:

• 01: comprobante emitido con errores con relación. Se sustituye por otro CFDI.
• 02: comprobante emitido con errores sin relación.
• 03: no se llevó a cabo la operación.
• 04: operación nominativa relacionada en una factura global.

Según las reglas vigentes, la cancelación debe hacerse dentro de un plazo que, por regla general, llega hasta el último día de febrero del año siguiente al de emisión. En muchos casos también necesitas la aceptación del receptor. Hay montos y supuestos en que no se requiere. Consulta la Resolución Miscelánea Fiscal vigente antes de cancelar.

Errores frecuentes al facturar

• Usar el nombre comercial en lugar del nombre fiscal del cliente.
• Capturar el código postal del lugar donde está el cliente, no el de su domicilio fiscal.
• Elegir un régimen fiscal del receptor distinto al de su constancia.
• Poner un uso de CFDI incompatible con el régimen del cliente.
• Escoger PUE cuando el pago será después, o PPD cuando ya te pagaron.
• Usar claves de producto o unidad genéricas que no describen lo que vendes.
• Olvidar el complemento de pago en ventas PPD.
• Facturar con el CSD vencido.

Por qué importa hacerla bien

La factura sustenta tus ingresos y permite que tu cliente deduzca o acredite impuestos. Los requisitos fiscales del comprobante están en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación. Un CFDI con datos incorrectos puede provocar rechazos, cancelaciones, reclamaciones de tu cliente y trabajo extra en tu contabilidad.

Conclusión

Facturar bien se reduce a tres hábitos: pedir la constancia del cliente antes de emitir, revisar el resumen antes de timbrar y guardar siempre el XML. Si manejas pagos diferidos, agrega un cuarto: emitir el complemento de pago a tiempo. Con eso evitas la mayoría de los problemas con CFDI 4.0. Si tu caso tiene retenciones, operaciones en el extranjero o cambios de régimen, revisa las reglas vigentes o consúltalo con un contador antes de timbrar.

Cómo te ayuda hola Fer

Capturar al mismo tiempo RFC, régimen, código postal y uso del CFDI de tu cliente hace que facturar se sienta lento y lleno de riesgos de error. Un dato mal puesto puede provocar que la factura sea rechazada al timbrarla o salga incorrecta, y tendrás que corregirla, cancelarla y reponerla, con trabajo extra y reclamos de tu cliente.

La solución: Con hola Fer facturas mandando un audio o un texto al asistente por WhatsApp. Ves la vista previa de la factura y se timbra solo cuando tú dices que sí.

Más de 90 clientes, con contadores reales de FTB. ¿No eres de tecnología? Si sabes mandar un WhatsApp, ya sabes usar hola Fer.

Prueba hola Fer 1 mes gratis si eres persona física; si tienes una empresa, cotiza por WhatsApp al 33 3905 9320.

Factura con un audio de WhatsApp

Más de 90 clientes, con contadores reales de FTB

¿No eres de tecnología? Si sabes mandar un WhatsApp, ya sabes usar hola Fer.

1 mes gratis para personas físicas Empresas: cotiza por WhatsApp

Información general con base en las leyes fiscales vigentes en México a la fecha de publicación. No sustituye la asesoría de un contador para tu caso; si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp al 33 3905 9320.