Gastos deducibles persona física actividad empresarial

Un gasto de más de $2,000 pagado en efectivo no es deducible, aunque tenga factura. Conoce los requisitos y los gastos que sí puedes deducir en 2026.

Si pagas en efectivo un gasto de tu negocio por más de $2,000, no lo puedes deducir, aunque tengas factura. Así lo establece el art. 27, fracc. III de la LISR. Es el error más común al calcular los gastos deducibles de una persona física con actividad empresarial, y tiene un costo directo: pagas ISR sobre una utilidad más alta de la que realmente tuviste.

Esta guía es para quienes tributan en el régimen de Actividades Empresariales y Profesionales (régimen general de personas físicas). Te explico qué se puede deducir, qué requisitos debe cumplir cada gasto y cuáles son los errores que más se repiten. Es información general, no asesoría personalizada.

Qué significa deducir en este régimen

Deducir es restar de tus ingresos los gastos de tu actividad para obtener la utilidad fiscal. Sobre esa utilidad se calcula el ISR de tus pagos provisionales mensuales y de la declaración anual.

Un ejemplo con números redondos: cobras $100,000 en el mes y tienes $40,000 de gastos deducibles bien documentados. Tu base es $60,000. Si por descuido solo cumples los requisitos en $25,000 de esos gastos, tu base sube a $75,000.

Las deducciones autorizadas para este régimen están en el art. 103 de la LISR. Los requisitos generales que debe cumplir cualquier deducción están en el art. 27.

Requisitos para que un gasto sea deducible

No basta con que hayas gastado. Cada gasto debe cumplir varias condiciones a la vez:

1. Estrictamente indispensable. Debe estar relacionado con tu actividad y ser necesario para generar tus ingresos. Un gasto personal no cumple, aunque lo pagues desde la cuenta del negocio.
2. CFDI a tu nombre. La factura debe tener tu RFC, tu nombre o razón social, tu código postal y tu régimen fiscal tal como aparecen en tu Constancia de Situación Fiscal. Un dato distinto puede dejarte sin deducción.
3. Uso de CFDI correcto. Para gastos del negocio normalmente se usa el uso "G03, gastos en general". Si es una inversión o una compra de mercancía, se elige el uso que corresponda.
4. Pago por medio permitido. Arriba de $2,000 debe pagarse con transferencia, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios. Hasta $2,000 puede pagarse en efectivo, con excepciones como la gasolina.
5. Efectivamente pagado. En este régimen deduces cuando pagas, no cuando recibes la factura.
6. Registrado en tu contabilidad. Si el gasto no está en tu contabilidad electrónica, tampoco cuenta. Guarda el XML, no solo el PDF.

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Gastos que sí puedes deducir como persona física con actividad empresarial

Si cumplen los requisitos anteriores, estos son los gastos más comunes que puedes deducir:

• Compra de mercancías, materias primas e insumos para vender o producir.
• Renta del local, oficina o bodega, con CFDI de arrendamiento a tu nombre.
• Servicios del negocio: luz, agua, internet, teléfono, software, hosting y publicidad.
• Honorarios y servicios profesionales que contrates: contador, diseñador, abogado, mensajería.
• Sueldos y salarios de tus empleados, con CFDI de nómina, retención de ISR y las cuotas al IMSS correspondientes.
• Cuotas patronales al IMSS, Infonavit y, en su caso, impuesto local sobre nómina.
• Mantenimiento y reparaciones de equipo, local y herramientas.
• Papelería, útiles y materiales de oficina.
• Comisiones bancarias e intereses de créditos usados para el negocio.
• Viáticos de viajes de trabajo, siempre con comprobantes y relación con tu actividad.
• Inversiones como computadoras, mobiliario o maquinaria, que no se deducen de golpe sino mediante depreciación, con los porcentajes máximos de la ley.

Gastos con reglas especiales

Gasolina

El combustible se deduce solo si lo pagas con tarjeta, transferencia o monedero electrónico, sin importar el monto. En efectivo no es deducible, ni siquiera por $200. Además, el vehículo debe estar relacionado con tu actividad.

Automóviles

La inversión en automóviles tiene un tope de deducción de $175,000 (art. 36, fracc. II de la LISR). Si arriendas un auto, también hay un límite diario (art. 28, fracc. XIII). Consulta el monto vigente antes de decidir entre comprar o rentar.

Restaurantes y comidas

Los consumos en restaurantes pueden deducirse solo en 91.5% y deben pagarse con tarjeta (art. 28, fracc. XX). Los alimentos fuera de un contexto de viáticos o de una relación clara con el negocio son difíciles de sustentar. Los gastos deben ser razonables y estar documentados.

Prestaciones a tus empleados

Las prestaciones exentas para el trabajador, como vales de despensa o fondo de ahorro, tienen una deducción limitada, normalmente de 47% (o 53% si cumples la condición de no disminuirlas frente al año anterior). Está en el art. 28, fracc. XXX de la LISR. Revisa cómo aplica a tu caso.

Gastos mixtos: casa y negocio

Si trabajas desde casa, solo la parte que sirve al negocio puede ser deducible. Debe ser razonable y estar sustentada. Evita deducir el 100% de la renta o la luz si también los usas de forma personal.

Gastos que NO puedes deducir

• Gastos personales: despensa de tu hogar, ropa, vacaciones, entretenimiento.
• Pagos en efectivo mayores a $2,000, aun con CFDI.
• Gasolina pagada en efectivo.
• Compras sin CFDI o con una factura a nombre de otra persona.
• Multas y recargos pagados al fisco.
• Gastos que no tienen relación con tu actividad.
• Facturas de proveedores que el SAT haya publicado como empresas que facturan operaciones inexistentes (lista del art. 69-B del CFF). Verifica a tus proveedores.

El IVA de tus gastos también cuenta

Si tus ventas causan IVA, el IVA que pagas en gastos deducibles puede acreditarse contra el que cobras. Pero tiene sus propios requisitos (art. 5 de la LIVA). Un gasto que no es deducible para ISR normalmente tampoco permite acreditar el IVA. Por eso conviene cuidar ambos al mismo tiempo.

No confundas deducciones del negocio con deducciones personales

Los gastos médicos, las primas de seguros de gastos médicos, los intereses reales de un crédito hipotecario o las donaciones son deducciones personales. No bajan tu utilidad del negocio, se aplican hasta la declaración anual y tienen un límite global (art. 151 de la LISR): el menor entre 5 UMA anuales y 15% de tus ingresos totales. Consulta el valor vigente de la UMA para calcular tu tope.

Cómo organizarte para no perder deducciones

1. Pide CFDI siempre y revisa que tus datos coincidan con tu Constancia de Situación Fiscal.
2. Separa tus cuentas. Usa una cuenta y una tarjeta solo para el negocio. Facilita probar que el pago fue tuyo y que el gasto fue del negocio.
3. Concilia cada mes tus CFDI recibidos contra tus pagos antes del día 17, fecha límite de tu pago provisional.
4. Guarda XML y comprobantes de pago al menos el tiempo que exige el CFF para conservar la contabilidad.
5. Revisa tu buzón tributario y la información precargada del SAT antes de presentar la declaración anual.

Conclusión

Los gastos deducibles de una persona física con actividad empresarial dependen de cumplir cuatro cosas: que el gasto sea necesario para tu actividad, que tengas el CFDI correcto, que lo hayas pagado por un medio permitido y que esté en tu contabilidad. Si falla alguna, pierdes la deducción y pagas más impuesto.

Antes de cerrar el año, a

Cómo te ayuda hola Fer

Gastas en tu negocio todo el mes, pero al final no sabes cuáles gastos realmente puedes deducir ni si tienes la factura correcta de cada uno. Un gasto sin CFDI a tu nombre o pagado en efectivo por más de $2,000 no se deduce, y tu base de ISR sube. En el ejemplo del artículo, la base pasa de $60,000 a $75,000.

La solución: Con hola Fer le tomas foto al ticket y pedimos la factura a tu RFC (20 tickets al mes incluidos), y tus facturas del SAT entran a tu precálculo.

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Información general con base en las leyes fiscales vigentes en México a la fecha de publicación. No sustituye la asesoría de un contador para tu caso; si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp al 33 3905 9320.