hola FerEl SAT recibe tu contabilidad cada mes, no cada año. Aprende qué enviar en la contabilidad electrónica de personas morales: catálogo, balanza y pólizas.
La contabilidad electrónica de personas morales no se entrega una vez al año: el art. 28 del CFF obliga a llevar la contabilidad en medios electrónicos y a enviar la información al SAT por internet, con una periodicidad mensual en el caso de la balanza. Si la omites o la envías con errores, tu empresa se expone a multas y a que la autoridad la considere incumplida. Esta guía te explica qué es cada pieza y cómo ordenarlas.
Qué es la contabilidad electrónica
Es llevar tus registros contables en sistemas electrónicos y mandar al SAT una parte de ellos en archivos XML, a través del buzón tributario y con tu e.firma. Los formatos y las especificaciones técnicas están en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).
El fundamento principal es el art. 28 del CFF y su Reglamento. Los plazos y detalles de envío están en la RMF vigente.
La obligación aplica de forma general a las personas morales. Algunos regímenes y tipos de contribuyente tienen reglas particulares o facilidades. Confirma cuáles corresponden a tu empresa en la RMF vigente o con tu contador.
Las tres piezas: catálogo, balanza y pólizas
1. Catálogo de cuentas
Es la lista de todas las cuentas que usa tu empresa: bancos, clientes, proveedores, ingresos, gastos, impuestos, capital, etcétera. Cada cuenta se asocia a un código agrupador del SAT, que sirve para que la autoridad entienda tu contabilidad sin importar cómo nombraste tus cuentas.
Se envía al inicio y cada vez que lo modificas. Si abres una cuenta nueva o cambias su estructura, vuelve a mandarlo.
- Usa nombres claros y consistentes.
- Revisa que cada cuenta tenga el código agrupador correcto.
- No mezcles conceptos distintos en una misma cuenta.
2. Balanza de comprobación
Muestra, por cada cuenta, el saldo inicial, los cargos, los abonos y el saldo final del mes. Es el documento que se envía cada mes. La suma de saldos deudores y acreedores debe cuadrar.
El plazo de envío corresponde al segundo mes posterior al periodo que se reporta. Por ejemplo, la balanza de enero se envía en marzo. Para personas morales la RMF fija un día límite muy temprano en ese mes (alrededor del día 3). Confirma la fecha exacta vigente antes de planear tu cierre, porque queda poco margen.
Además de las 12 balanzas mensuales, existe la balanza de ajuste anual (mes 13), que refleja los ajustes de cierre del ejercicio. Consulta el plazo vigente en la RMF.
3. Pólizas y auxiliares
La póliza es el registro de cada operación: qué pasó, cuándo, por cuánto y en qué cuentas se anotó. Está ligada a los comprobantes que la respaldan, como el CFDI (por su folio fiscal, o UUID), transferencias o cheques.
Aquí está el matiz importante: las pólizas no se envían cada mes. Se entregan cuando la autoridad las solicita, por ejemplo en una revisión, auditoría, o en trámites como devoluciones y compensaciones. Pero debes tenerlas listas, bien armadas y con soporte.
Video tutorial · Tu asistente de hola Fer por WhatsAppCómo se conectan con tus facturas
Tu contabilidad debe poder rastrearse hasta el comprobante. Una póliza de venta debería permitirte llegar al CFDI emitido. Una póliza de gasto, al CFDI recibido y al pago.
- Descarga y concilia tus CFDI emitidos y recibidos cada mes.
- Registra cada operación en la póliza correcta, con su UUID.
- Concilia bancos para que los pagos coincidan con los registros.
- Genera la balanza y revisa que cuadre.
- Envía el XML al SAT y guarda el acuse.
Ejemplo práctico
Una empresa de servicios factura 100,000 pesos más IVA en enero y paga 40,000 pesos de gastos. En su contabilidad:
- La póliza de ingreso registra el cobro, el ingreso y el IVA trasladado, con el UUID de la factura.
- Las pólizas de egreso registran cada gasto, su IVA acreditable y el pago.
- La balanza de enero resume los movimientos de todas las cuentas del mes.
Ese resumen es lo que se envía al SAT en marzo. Las pólizas quedan en tus archivos, disponibles si se piden.
Errores frecuentes
- Código agrupador mal asignado. La balanza se envía, pero con cuentas mal clasificadas.
- Enviar tarde. Dejar el cierre para el último día del plazo, que en personas morales llega muy pronto.
- Balanza que no cuadra. Suele deberse a pólizas descuadradas o capturas incompletas.
- Pólizas sin soporte. Registros que no se pueden ligar a un CFDI, a un pago o a un contrato.
- No reenviar tras modificar el catálogo. El SAT queda con una versión desactualizada.
- Desorden entre contabilidad y facturación. Los ingresos contables no coinciden con los CFDI emitidos, y eso llama la atención de la autoridad.
Cuánto tiempo guardar la información
El art. 30 del CFF establece, como regla general, un plazo de cinco años para conservar la contabilidad y su documentación soporte. Guarda catálogos, balanzas, pólizas, auxiliares, estados de cuenta, contratos y los XML de los CFDI. Si hay una revisión o un medio de defensa en curso, consulta con tu contador cómo se extiende ese plazo.
Qué conviene hacer ya
- Revisa tu catálogo de cuentas y su código agrupador.
- Define una fecha interna de cierre con varios días de holgura antes del límite.
- Verifica que tus balanzas de los meses anteriores aparezcan con acuse de recibo.
- Concilia CFDI, bancos y pólizas antes de generar la balanza.
- Respalda tus archivos en más de un lugar.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría fiscal personalizada. Las reglas y plazos pueden cambiar; verifica siempre la RMF vigente.
Conclusión
La contabilidad electrónica es un hábito mensual, no un trámite anual. El catálogo se envía al inicio y cuando cambia, la balanza se envía cada mes y las pólizas quedan listas para cuando el SAT las pida. Una contabilidad ordenada, conciliada con tus CFDI y cerrada con anticipación evita multas, correcciones de último minuto y problemas en una revisión. Si tu empresa todavía cierra "cuando se puede", conviene establecer un calendario fijo desde el próximo mes.
Cómo te ayuda hola Fer
Cada mes tu empresa debe enviar la balanza al SAT con un plazo muy corto, y el catálogo y las pólizas deben estar en orden aunque nadie las pida. Si la balanza sale tarde, no cuadra o tiene cuentas mal clasificadas, la autoridad puede considerar incumplida tu contabilidad, y eso trae multas y problemas en una revisión.
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1/3¿Cada cuánto se envía la balanza de comprobación al SAT?
2/3¿Cuándo debes entregar las pólizas al SAT?
3/3¿Qué debes hacer si abres una cuenta nueva o cambias tu catálogo?
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe enviar al SAT una persona moral en su contabilidad electrónica?
Envía el catálogo de cuentas con código agrupador al inicio y cada vez que lo modifique, y la balanza de comprobación cada mes. Las pólizas y los auxiliares se entregan solo cuando la autoridad los solicita.
¿Cuánto tiempo debo conservar mi contabilidad?
El art. 30 del CFF establece un plazo general de cinco años. Conviene resguardar también los XML de los CFDI y las pólizas que los respaldan. Si hay una revisión en curso, consulta con tu contador cuánto debes extender ese plazo.
¿Qué pasa si envío la balanza con errores o no la envío?
El SAT puede considerar incumplida la obligación y aplicar multas. Si detectas un error, corrígelo y reenvía la información cuanto antes. Consulta la RMF vigente para conocer las reglas y los montos aplicables.
Información general con base en las leyes fiscales vigentes en México a la fecha de publicación. No sustituye la asesoría de un contador para tu caso; si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp al 33 3905 9320.
